Kontrola ITD na drodze i w firmie – przebieg, dokumenty i kary

Kontrola ITD może odbyć się na drodze albo w firmie, a jej wynik może w niektórych przypadkach decydować o nałożeniu kary pieniężnej na przedsiębiorcę lub zarządzającego transportem, a także grzywny na kierowcę. W niektórych przypadkach konsekwencją negatywnego wyniku kontroli i w jej następstwie nałożenia kary pieniężnej może być postępowanie dotycząc oceny dobrej reputacji przewoźnika lub zarządzającego transportem. Wynik kontroli, jak również kwestia nałożenia kary, nie jest jednak przesądzona w chwili podpisania protokołu. Przedsiębiorca może zgłaszać zastrzeżenia, składać wyjaśnienia i dowody, a po wydaniu decyzji wnieść odwołanie.

Kontrola ITD na drodze i w firmie może dotyczyć dokumentów przewozowych, czasu prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynków, tachografów oraz spełniania warunków wykonywania przewozów drogowych. Jej zakres zależy od rodzaju kontroli i wykonywanych przewozów. Stwierdzone nieprawidłowości mogą prowadzić do odpowiedzialności kierowcy, przedsiębiorcy lub zarządzającego transportem- co zostało precyzyjnie określone w odpowiednich przepisach – m. in. ustawie o transporcie drogowym (u.t.d.), Prawie o ruchu drogowym (p.r.d.), przepisach dotyczących przewozu materiałów niebezpiecznych (ADR), przepisach SENT oraz innych regulacjach szczególnych.

Kontrola na drodze koncentruje się na zatrzymanym pojeździe, kierowcy i konkretnym przewozie oraz przewozach do 56 dni wstecz wykonywanych przez tego kierowcę lub tym pojazdem. Kontrola w firmie pozwala natomiast sprawdzić dokumentację i organizację działalności w szerszym okresie.

Jak przebiega kontrola Inspekcji Transportu Drogowego? Jakie dokumenty przygotować? Ile wynoszą kary i co zrobić po otrzymaniu protokołu? Wyjaśniamy najważniejsze różnice oraz wskazujemy, na co powinien zwrócić uwagę przewoźnik.

Kontrola ITD – podstawa prawna i rodzaje kontroli

Inspekcja Transportu Drogowego działa na podstawie ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1490). Do kontroli w przedsiębiorstwie stosuje się dodatkowo przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców, a do czasu pracy kierowców i tachografów – m.in. rozporządzenie (WE) nr 561/2006 i rozporządzenie (UE) nr 165/2014 oraz przepisy AETR

Jednocześnie nie należy utożsamiać kontroli ITD ze wszystkimi kontrolami transportu. W granicach własnych kompetencji czynności mogą wykonywać również inne służby, np. Policja, Straż Graniczna lub KAS. Podstawa prawna i właściwa procedura wymagają ustalenia w konkretnej sprawie.

ITD prowadzi dwa rodzaje kontroli, które różnią się zakresem i przebiegiem:

Kogo może kontrolować Inspekcja Transportu Drogowego?

Kontrole nie dotyczą wyłącznie przedsiębiorstw świadczących usługi transportowe. Obowiązki przewozowe dotyczą również firm wykonujących przewozy na potrzeby własne – i te też mogą być kontrolowane. To, że przedsiębiorca przewozi własny towar i nie wystawia faktury za usługę transportową, nie przesądza o zwolnieniu z wymagań dotyczących m.in. dokumentów, tachografu czy czasu prowadzenia pojazdu.

Kontrola ITD na drodze – przebieg krok po kroku

Kontrola drogowa dotyczy najczęściej konkretnego przewozu i odbywa się bez uprzedzenia. Zwykle przebiega w kilku etapach:

1. Zatrzymanie pojazdu. Inspektor w umundurowaniu daje sygnał do zatrzymania i wskazuje miejsce kontroli, np. parking lub punkt ważenia.
2. Okazanie dokumentów. Kierowca przekazuje dokumenty pojazdu, swoje uprawnienia i dokumenty dotyczące przewozu.
3. Odczyt danych z tachografu i karty kierowcy. Inspektor sprawdza czas jazdy, przerwy, odpoczynki i obsługę tachografu – za bieżący dzień i 56 poprzednich dni.
4.  Sprawdzenie pojazdu i ładunku. Kontrola może obejmować masę i naciski osi, wymiary, stan techniczny, zabezpieczenie ładunku, a przy przewozie towarów niebezpiecznych -wymogi ADR.
5. Weryfikacja licencji i zezwoleń. Inspektor ustala, czy przewóz był wykonywany na podstawie właściwej licencji, wypisu lub zezwolenia.
6. Protokół kontroli. Z czynności sporządza się protokół z opisem ustaleń i wskazaniem naruszeń jeżeli takie zostały stwierdzone.

Kierowca powinien dokładnie przeczytać protokół przed podpisaniem i jeżeli ma zastrzeżenia do ustaleń to je zgłosić. Co dokładnie sprawdzić, opisujemy niżej w części o protokole.

Przy poważnych naruszeniach inspektor może ograniczyć możliwość dalszej jazdy do czasu usunięcia przeszkody. W przypadku stwierdzenia naruszenia przez zagranicznych przewoźników pobierana jest od nich kaucja  na poczet kary – jej wpłata nie oznacza uznania odpowiedzialności i nie zamyka drogi do obrony.

Ile dni wstecz sprawdza ITD?

W przypadku kontroli na drodze, kierowca musi móc okazać wymagane zapisy aktywności z bieżącego dnia i 56 poprzednich dni. Wynika to z art. 36 rozporządzenia 165/2014. Okresu 56 dni nie dotyczy kontroli w firmie. Nie jest to termin przechowywania dokumentacji ani granica badania działalności przedsiębiorstwa.

Jakie dokumenty kierowca musi mieć w pojeździe

Obowiązek posiadania i okazania dokumentów podczas przewozu wynika przede wszystkim z art. 87 ustawy o transporcie drogowym oraz z przepisów Prawa o ruchu drogowym. Nie ma jednej listy odpowiedniej dla każdego pojazdu i każdego przewozu. Obowiązek posiadania dokumentu oraz dopuszczalna forma jego okazania zależą od właściwych przepisów. Podczas typowej kontroli ITD inspektor może żądać:

Kontrola ITD w firmie – zawiadomienie, termin i przebieg

Kontrola w przedsiębiorstwie co do zasady zaczyna się od zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia, które wysyła Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego (WITD) właściwy dla siedziby firmy. Przykładowo firmy z Wielkopolski kontroluje Wielkopolski WITD, a firmy z Mazowsza – Mazowiecki WITD.

Co zawiera zawiadomienie?

Wskazuje podstawę prawną i zakres kontroli – zarówno przedmiotowy (co będzie sprawdzane), jak i czasowy (jakiego okresu dotyczy). Zawiera też wykaz dokumentów do przygotowania, pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego oraz zwykle wzory oświadczeń.
Kiedy rozpocznie się kontrola. Według ogólnej zasady nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia. Na wniosek przedsiębiorcy kontrolę można rozpocząć wcześniej, a jeśli nie rozpocznie się w ciągu 30 dni, potrzebne jest nowe zawiadomienie. Przepisy przewidują też wyjątki, w których zawiadomienia się nie wysyła – brak zapowiedzi nie oznacza więc automatycznie, że kontrola jest nielegalna.

Gdzie się odbywa kontrola ITD w Firmie?

Zasadniczo w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności. Przy spełnieniu ustawowych warunków, m.in. za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy, czynności mogą odbywać się w innym miejscu, np. w siedzibie WITD. Inspektorzy działają na podstawie upoważnienia do kontroli. Wskazuje się w nim przedsiębiorcę który ma być kontrolowany, dane kontrolujących, podstawę prawną i zakres kontroli. W kontroli może brać udział pełnomocnik przedsiębiorcy lub inna osoba przez niego upoważniona do udziału w kontroli – np. osoba zajmująca się sprawami lub dokumentacją transportową.

Przebieg kontroli

Inspektorzy analizują dokumenty i dane z okresu objętego kontrolą, szczególnie zgodność zapisów z kart kierowców i tachografów z dokumentacją przewozową i ewidencjami. Przykładowo, informacja, że określona naczepa przez jakiś czas nie miała ważnego badania technicznego wymaga ustalenia, że były nią wykonywane przewozy. M. in takie kwestie są ustalane w trakcie kontroli. to samo dotyczy kwestii związanych za czasem pracy i obowiązkowymi odpoczynkami lub przedłużeniem czasu jazdy i jego przyczyn.

Niepoddanie się kontroli

Niepoddanie się kontroli albo uniemożliwienie jej przeprowadzenia w całości lub w części to naruszenie z lp. 1.6 załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym, zagrożone karą 12 000 zł i stanowiące bardzo poważne naruszenie (BPN).

Jakie dokumenty przygotować do kontroli w firmie

Dokumenty kompletuje się zgodnie z zakresem zawiadomienia. Poniższa tabela ułatwia przygotowanie – nie każda kontrola obejmuje wszystkie pozycje i może również obejmować inne pozycje niżej nie wymienione.

Protokół kontroli ITD – na co zwrócić uwagę przed podpisem

Protokół dokumentuje ustalenia kontroli. Nie jest decyzją o nałożeniu kary, ale stanowi podstawę dalszego postępowania. Przed podpisaniem protokołu należy sprawdzić m.in.:

• opis przewozu i jego kwalifikację (np. transport zarobkowy czy na potrzeby własne);
• daty, godziny i miejsca zdarzeń;
• dane pojazdu, kierowcy i osoby wskazanej jako odpowiedzialna;
• opis każdego naruszenia i wskazaną podstawę prawną;
• listę dokumentów i załączników, na których oparto ustalenia.

Podpis nie zamyka prawa do obrony, a odmowa podpisania nie unieważnia kontroli. Liczy się to, czy przedsiębiorca potrafi rzeczowo zakwestionować ustalenia i przedstawić dowody.

Protokół jest istotnym dokumentem, bowiem stanowi zapowiedź tego jakich naruszeń będzie dotyczyło postępowanie wszczęte na jego podstawie, jaka będzie wysokość nałożonych kar oraz czy w związku z kontrolą i postępowaniem grożą dalsze konsekwencje, np. dotyczące dobrej reputacji. Protokół kontroli to również istotny sygnał dotyczący tego jakie obszary działania przedsiębiorstwa transportowego wymagają poprawy i wdrożenia tzw. działań naprawczych.

 Kary po kontroli  ITD – kto ponosi odpowiedzialność?

Konsekwencje tej samej kontroli mogą dotyczyć różnych podmiotów.  Za naruszenia stwierdzone podczas kontroli odpowiadają odrębnie przewoźnik, zarządzający transportem (i inne osoby wykonujące czynności związane z przewozem) oraz kierowca.

W przypadku przedsiębiorcy i zarządzającego transportem za naruszenia nakładane są administracyjne kary pieniężne. W przypadku naruszeń dotyczących kierowców nakładane są grzywny – w trybie mandatowym lub wniosku do sądu o ukaranie grzywną.

Wysokość kar za poszczególne naruszenia określają załączniki nr 3 i 4 do ustawy o transporcie drogowym, a ich górne granice wyznacza art. 92a ustawy o transporcie drogowym.

Odrębnie mogą być nakładane kary za naruszenia stwierdzone w trakcie kontroli drogowej z ustawy Prawo o ruchy drogowym. W tym przypadku, jeżeli chodzi o przewoźników (nie dotyczy podmiotów wykonujących przewozy na potrzeby własne) z jednej kontroli w praktyce sporządzana są dwa protokoły kontroli i nakładane dwie kary. Więcej na ten temat w artykule Dwie kary za jedno naruszenie.

Maksymalna kara po kontroli ITD na drodze

W typowym przewozie rzeczy suma kar dla podmiotu wykonującego przewóz, nakładanych na podstawie art. 92a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli drogowej, jest ograniczona do 12 000 zł (tzw. mechanizm redukcji wysokości kar). To znaczy, że jeżeli suma kar za poszczególne naruszenia stwierdzone w trakcie kontroli przekracza 12 000 zł, to i tak maksymalna łączna wysokość kar może wynieść 12 000 zł. Limit nie oznacza, że po każdym zatrzymaniu przedsiębiorca zapłaci 12 000 zł. Kara zależy od ujawnionych naruszeń i właściwych pozycji taryfikatora.

Maksymalna kara po kontroli ITD w firmie

Podstawowe limity sumy kar z art. 92a ust. 1 podczas jednej kontroli w podmiocie wykonującym przewóz wynoszą:

Czy przewoźnik może uniknąć kary?

 Stwierdzenie naruszenia nie zwalnia organu z obowiązku oceny okoliczności sprawy. Kary nakładane są niezależnie od winy. Odpowiedzialność za naruszenia w transporcie drogowym jest tzw. odpowiedzialnością obiektywną – znaczenie ma ustalenie, czy doszło do naruszenia, a nie kto jest winny naruszenia – nie jest to odpowiedzialność karna. Zatem „obrona” w kierunku, że naruszenie było niezawinione jest co do zasady nieskuteczna.

Przepisy przewidują jednak tzw. okoliczności wyłączające odpowiedzialność

Zgodnie z art. 92b ust. 1 pkt 1 u.t.d. – nie nakłada się kary pieniężnej za naruszenie przepisów o czasie prowadzenia pojazdów, wymaganych przerwach i okresach odpoczynku, jeżeli podmiot wykonujący przewóz drogowy zapewnił  właściwą organizację i dyscyplinę pracy ogólnie wymaganą w stosunku do prowadzenia przewozów drogowych, umożliwiającą przestrzeganie przez kierowców przepisów odpowiednio rozporządzenia (WE) nr 561/2006, rozporządzenia (UE) nr 165/2014, Umowy AETR, ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców.

Zgodnie z art. 92c ust. 1 pkt 1 u.t.d. – nie wszczyna się postępowania w sprawie nałożenia kary pieniężnej na podmiot wykonujący przewóz drogowy lub inne czynności związane z tym przewozem, a postępowanie wszczęte w tej sprawie umarza się, jeżeli okoliczności sprawy i dowody wskazują, że podmiot wykonujący przewozy lub inne czynności związane z przewozem nie miał wpływu na powstanie naruszenia, a naruszenie nastąpiło wskutek zdarzeń i okoliczności, których podmiot nie mógł przewidzieć.

Tym samym nie wystarczy ogólnie powołać się na winę kierowcy. Potrzebne są dowody rzeczywistego nadzoru: instrukcje, szkolenia, analizy zapisów, korespondencja i reakcje na wcześniejsze nieprawidłowości. Dokumenty sporządzone dopiero po kontroli nie dowodzą, jak firma działała w chwili zdarzenia

Co ważne, w praktyce do wyłączenia odpowiedzialności na podstawie ww. przesłanek dochodzi niezwykle rzadko. Mają one charakter wyjątkowy i tak też są stosowane.

Odstąpienie od nałożenia kary – czy jest możliwe?

Odrębne zagadnienie stanowi to, czy w przypadku naruszenie związanych z wykonywaniem transportu drogowego stwierdzonych przez ITD możliwe jest odstąpienie od nałożenia kary – tzn. czy pomimo stwierdzenia naruszenia możliwe jest, że organ nie nałoży za nie kary. Jest to kwestia sporna w tej chwili (wrzesień 2026) i stanowi przedmiot sporu, o którym więcej w artykułach Odstąpienie od kary za naruszenia w transporcie drogowym utd oraz NSA kieruje pytanie do składu 7 sędziów: czy można odstąpić od kary za naruszenia ustawy o transporcie drogowym?

Co dzieje się po kontroli ITD?

Po ujawnieniu naruszeń może zostać wszczęte postępowanie administracyjne. Przed wydaniem decyzji przedsiębiorca ma prawo przedstawiać wyjaśnienia i dowody, zapoznawać się z aktami oraz wypowiedzieć się o zgromadzonym materiale.

Warto sprawdzić nie tylko sam protokół, ale także pliki źródłowe, analizy i załączniki. Gdy rozbieżność dotyczy konkretnego dnia lub przejazdu, pomocne bywa zestawienie zapisów tachografu z dokumentami załadunku, korespondencją i danymi lokalizacyjnymi.

Od decyzji WITD o nałożeniu kary można wnieść odwołanie do GITD za pośrednictwem WITD, Odwołanie należy wnieść w terminie 14 dni od doręczenia decyzji. Po decyzji organu drugiej instancji możliwa jest skarga do WSA. Składa się ją w terminie 30 dni od jej doręczenia. Skargę należy wnieść do właściwego Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję – w przypadku naruszeń u.t.d. będzie to na ogół GIDT. W tym zakresie należy dokładnie zapoznać się z pouczeniami

Szczegółowo opisujemy te etapy w artykułach Kontrola ITD – odwołanie od kary krok po kroku oraz Kara od ITD odwołanie.

Dobra reputacja przewoźnika drogowego oraz zarządzajacego transportem

Kara pieniężna to nie zawsze jedyny skutek kontroli. Naruszenia zakwalifikowane jako poważne (PN), bardzo poważne (BPN) lub najpoważniejsze (NN) mogą spowodować wszczęcie postępowania dotyczącego oceny dobrej reputacji. W przypadku NN wystarczy jedno takie naruszenie by postępowanie zostało wszczęte. W przypadku BPN lub  PN o wszczęciu postepowania decyduje ich częstotliwość w relacji do liczby zatrudnionych przez firmę kierowców. Więcej na ten temat w artykule Dobra reputacja w transporcie.

Kontrola ITD – podsumowanie

Kontrola ITD na drodze sprawdza konkretny przewóz, a kontrola w firmie – całą organizację pracy przewoźnika. Kara po kontroli drogowej może sięgnąć 12 000 zł, a po kontroli w przedsiębiorstwie – nawet 30 000 zł (w zależności od tego ilu kierowców jest zatrudnionych w firmie), nie licząc kar dla kierowcy i zarządzającego transportem oraz ryzyka dla dobrej reputacji.

Pomoc prawna przy kontroli ITD

Kancelaria PrawnicyTransportu.pl pomaga przewoźnikom na każdym etapie: od analizy zawiadomienia i przygotowania dokumentów, przez zastrzeżenia do protokołu i wyjaśnienia, po odwołanie do GITD i skargę do sądu administracyjnego. Aby ocenić sprawę, proszę aby Państwo przesłali zawiadomienie o kontroli, protokół lub decyzję wraz z datą doręczenia.

FAQ – najczęstsze pytania o kontrolę ITD

Czy kontrola ITD w firmie musi być zapowiedziana?

Co do zasady przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Przepisy przewidują jednak wyjątki, dlatego brak zawiadomienia trzeba oceniać w konkretnym przypadku.

Czy kontrola ITD może dotyczyć przewozów na potrzeby własne?

Tak, może dotyczyć również takich przewozów. Przewożenie własnego towaru nie jest ogólnym zwolnieniem ze wszystkich przepisów transportowych.

Czy ITD sprawdza tylko 56 dni wstecz?

Nie. „56 dni” dotyczy kontroli na drodze, a nie w firmie. Bieżący dzień i poprzednie 56 dni to okres wymaganych zapisów aktywności okazywanych przez kierowcęw trakcie kontroli na drodze. Kontrola w firmie może dotyczyć szerszego okresu.

Czy podpisanie protokołu oznacza zgodę na karę?

Nie. Popisanie protokołu nie zamyka prawa do przedstawienia wyjaśnień, dowodów i odwołania od późniejszej decyzji. Przed podpisaniem warto jednak zgłosić konkretne zastrzeżenia do ustaleń które się kwestionuje.

Czy mandat kierowcy kończy sprawę przedsiębiorcy?

Nie należy tak zakładać. Odpowiedzialność kierowcy i przedsiębiorcy podlega odrębnym zasadom, a przyjęcie mandatu przez kierowcę nie zastępuje decyzji administracyjnej wobec firmy. Postepowanie wobec firmy jest odrębnym postępowaniem. Odpowiedzialność każdego z podmiotów jest niezależna. Co więcej przepisy przewidują odrębny katalog naruszeń które może popełnić kierowca i odrębny katalog naruszeń, które można zarzucić firmie oraz odrębny katalog naruszeń zarządzających transportem. Oczywiście niektóre naruszenia mogą sobie odpowiadać, np. naruszenie 9.1. zał. nr 3 odpowiada naruszeniu 15.1 zał. nr 4.

Ile wynosi maksymalna kara ITD po kontroli w firmie?

Podstawowe limity z art. 92a ust. 5 pkt 1–4 dla podmiotu wykonującego przewóz to 15 000, 20 000, 25 000 lub 30 000 zł, zależnie od średniej liczby kierowców. Nie obejmują one wszystkich możliwych sankcji z innych ustaw.

Jaka jest maksymalna kara po kontroli ITD na drodze?

Suma kar dla przewoźnika za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli drogowej nie może przekroczyć 12 000 zł. Niezależnie od tego karę może dostać kierowca i zarządzający transportem.

Ile jest czasu na odwołanie od kary ITD?

14 dni od doręczenia decyzji WITD. Odwołanie kieruje się do GITD, ale składa za pośrednictwem WITD.

Czy kara ITD oznacza utratę dobrej reputacji?

Nie automatycznie. Znaczenie ma kwalifikacja naruszenia, liczba zdarzeń i ich częstotliwość. Wszczęcie postępowania dotyczącego oceny dobrej reputacji powoduje kara, która została nałożona decyzją, która jest prawomocna.